ÚVOD

Táto politika ochrany osobných údajov sa týka (a) elektronického spracovania osobných údajov, (b) nezahŕňa spracovanie osobných údajov zamestnancov a nových potencionálnych zamestnancov spoločnosti, a (c) neupravuje povinnosti CARS PREŠOV S.R.O. a môže podliehať zákonom a iným platným regulačným zákonom.

Táto politika ochrany osobných údajov vstupuje do platnosti 25.05.2018. Do tej doby všetci zamestnanci spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O. vykonali všetky potrebné kroky na to, aby dodržali ustanovenia politiky ochrany osobných údajov.

ZAZNAMENÁVANIE A SPRÁVNE POUŽITIE POLITIKY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV V PRAXI BUDÚ STRIKTNE MONITOROVANÉ SPOLOČNOSŤOU. ZÁMERNÉ, NEPREDVÍDANÉ ALEBO NEDBALÉ NEDODRŽANIE POLITIKY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV MÁ ZA NÁSLEDOK FINANČNÉ STRATY A ZLÚ REPUTÁCIU SPOLOČNOSTI CARS PREŠOV S.R.O.. AK SA TAK STANE, SPOLOČNOSŤ VYVODÍ DISCIPLINÁRNE DÔSLEDKY VOČI ZODPOVEDNÝM ZAMESTNANCOM CARS PREŠOV S.R.O..

1. Európske právo o ochrane osobných údajov ukladá spoločnosti úplné dodržiavanie týchto zásad:

2. Ochranu osobných údajov dodržiava každý zamestnanec spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O..
3. CARS PREŠOV S.R.O. od zamestnancov očakáva, že budú starostlivo nakladať s osobnými údajmi. Politika ochrany osobných údajov, popisuje ako chrániť osobné údaje v celej spoločnosti. Nasledujúce hlavné pokyny sú povinné a vysvetlené v tomto dokumente:
   Osobné údaje spracovávame len na konkrétne účely. Vieme, že účel spracovania je v súlade so zákonom,
   Sme transparentný s údajom subjektov. Vždy informujeme fyzické osoby o tom, ako zaobchádza spoločnosť s osobnými údajmi (bez ohľadu na to, či je fyzická osoba klientom, dodávateľom alebo iným obchodným partnerom). Skutočnosť, že získame osobné údaje fyzickej osoby, ktorú zastupuje právnická osoba, alebo ktorá koná ako zamestnanec právnickej osoby, neznamená, že tieto osobné údaje sú menej dôležité alebo sa ocitnú mimo oblasti ochrany údajov,
   Používame citlivé osobné údaje len v prípade potreby a tam, kde je to povolené,
   Zabezpečujeme, aby osobné údaje boli aktuálne, úplné a presné,
   Každým podnetom, ktorý sa týka osobných údajov sa vážne zaoberáme. Umožňujeme subjektom údaje opravovať, mazať alebo ich blokovať,
   Osobné údaje chránime pred neoprávnenou stratou, zmenou, zverejnením alebo sprístupnením iným osobám.
4. Táto politika ochrany údajov bola vypracovaná na základe GDPR, pretože v čase jej vypracovania nebol prijatý žiadny miestny zákon. Akýkoľvek regulačný vývoj (buď na úrovni EÚ alebo na vnútroštátnej úrovni) môže vyvolať potrebu zmeny alebo doplnenie tejto politiky.

TERMINOLÓGIA

5. V rámci tejto politiky ochrany údajov majú nasledujúce výrazy tento význam:

ÚČELY SPRACOVANIA SPOLOČNOSŤOU CARS PREŠOV S.R.O.

Spoločnosť CARS PREŠOV S.R.O. disponuje inventárom účelov spracovania, ktoré sú v súčasnosti platné pre spoločnosť,

Účely spracovania sú dôkladne uvedené v záznamoch o spracovaní údajov spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O. (vedených referentom pre ochranu údajov),

Každý účel spracovania má právoplatný základ a je priamo spojený s podnikateľskou činnosťou spoločnosti,

Účel spracovania predstavuje východiskový bod pre každú činnosť spracovania a každá odchýlka alebo ich zmena bude okamžite oznámená úradníkovi pre ochranu údajov,

Spracovanie osobných údajov (zhromažďovanie, používanie, skladovanie atď.) Sa vykonáva v prísnom súlade s účelom spracovania.

SPOLOČNOSŤ CARS PREŠOV S.R.O. URČILA KONKRÉTNE CIELE SPRACOVANIA

6. Spoločnosť zvyčajne zhromažďuje, používa, ukladá alebo inak spracováva osobné údaje nasledujúcimi spôsobmi:

• Keď subjekt svoje údaje predkladá akúkoľvek formou, uzavrie formálnu dohodu alebo poskytne inú dokumentáciu alebo informácie o svojich vzťahoch a obchodnom vzťahu s CARS PREŠOV S.R.O.;
• Keď subjekt svoje údaje upravuje s personálom CARS PREŠOV S.R.O., vrátane pracovníkov „služby zákazníkom“, personálu a ďalších zástupcov, napríklad prostredníctvom telefonických hovorov, listov, faxov, osobných stretnutí a e-mailov;
• Keď sú zaznamenané predmety a osoby prostredníctvom CARS PREŠOV S.R.O. a to CCTV kamerami, zatiaľ čo poskytovateľ údajov je v priestoroch Spoločnosti;
• Keď poskytovateľ osobných údajov používa služby CARS PREŠOV S.R.O. a to prostredníctvom on-line a iných technologických platforiem;
• Keď je poskytovateľ údajov požiadaný/kontaktovaný spoločnosťou CARS PREŠOV S.R.O., aby boli údaje zahrnuté do e-mailu, do adresára; alebo keď poskytovateľ údajov reaguje na žiadosť spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O. o ďalšie osobné údaje;
• Keď poskytovateľ údajov používa elektronické služby spoločnosti alebo komunikuje s CARS PREŠOV S.R.O. prostredníctvom našej webovej stránky;
• Keď spoločnosť CARS PREŠOV S.R.O. vykonáva kontroly, hĺbkovú kontrolu alebo iné skríningové aktivity (vrátane kontrol na pozadí) v súlade s právnymi alebo regulačnými povinnosťami alebo postupmi riadenia rizík spoločnosti, ktoré môžu byť vyžadované zákonom alebo ktoré môžu byť zavedené spoločnosťou CARS PREŠOV S.R.O. ;
• Keď spoločnosť CARS PREŠOV S.R.O. preventívne koná alebo vyšetruje akýkoľvek podvod, nezákonnú činnosť, opomenutie alebo nesprávne konanie súvisiace s poskytovateľom údajov spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O. alebo akejkoľvek inej záležitosti vyplývajúcej zo vzťahu poskytovateľa údajov a CARS PREŠOV S.R.O.,
• Keď spoločnosť CARS PREŠOV S.R.O. dodržiava akékoľvek požiadavky alebo pokyny akéhokoľvek verejného orgánu; alebo odpovedá na žiadosti o informácie od regulačných agentúr, ministerstiev, štatutárnych orgánov alebo iných podobných orgánov,
• Keď spoločnosť CARS PREŠOV S.R.O. vykonáva finančné uzávierky, regulačné výkazy, správy o hospodárení, správy riadenia rizika (vrátane monitorovania expozície rizika),
• Keď spoločnosť CARS PREŠOV S.R.O. vyhľadáva informácie o poskytovateľovi údajov a tým získava osobné údaje v súvislosti s jeho vzťahom s organizáciou CARS PREŠOV S.R.O., od obchodných partnerov, verejných agentúr, bežných zamestnávateľov a príslušných orgánov; a / alebo
• Keď osoba zverejní svoje osobné údaje alebo osobné údaje tretej strany (napríklad informácie o manželovi, deťoch, rodičoch a / alebo zamestnancoch atď.) z akéhokoľvek iného dôvodu.

7. Všetky vyššie uvedené činnosti sú označené ako účely spracovania a sú uvedené v terminológii.

CIEĽ SPRACOVANIA CARS PREŠOV S.R.O. MÁ ZÁKONNÝ A PLATNÝ ZÁKLAD

8. Oblasti spracovania CARS PREŠOV S.R.O. sú založené na jednej z týchto základov:

9. Základ pre každý účel spracovania CARS PREŠOV S.R.O. je uvedený v záznamoch o spracovaní CARS PREŠOV S.R.O..

Spracovanie údajov je obmedzené len na to, čo je potrebné na dosiahnutie cieľa spracovania spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O.

​Účel spracovania spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O. je obmedzený len na určité kategórie subjektov a na určité kategórie osobných údajov (minimalizácia údajov)

10. Vnútorné predpisy obsahujú zoznam dokumentov, a teda aj presné osobné údaje, ktoré sa majú od poskytovateľa údajov požadovať a ktoré sa majú spracovať v súvislosti s daným subjektom. a) Dodatok ochrany osobných údajov povoľuje spravovať a zapísať údaje z formulára čiže šablóny, ktorú musí vyplniť a / alebo podpísať poskytovateľ údajov na konci formulára. b) Vnútorné predpisy umožňujú zhromažďovanie osobných údajov priamo od poskytovateľa údajov a zaevidovanie priamo do IT systému spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O..
11. Účel spracovania odkazuje na osobné údaje, ktoré nie sú zahrnuté do kategórie „Osobitné kategórie osobných údajov“, keďže tento pojem je definovaný v pravidlách v časti 2,
12. Spracovanie, ktoré zahŕňa „Osobitné kategórie osobných údajov“ sa považuje za výnimku a je potrebné sa im čo najviac vyhnúť (s výnimkou, ak to výslovne vyžaduje vnútorné nariadenie alebo ustanovenia zákona).
13. Akékoľvek doplňujúce osobné údaje mimo osobných údajov výslovne uvedené v záznamoch o spracovaní spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O. a mimo osobných údajov uvedených vo vnútorných predpisoch nemožno vyžiadať od poskytovateľov údajov, pokiaľ s predchádzajúcim súhlasom vedúceho dohľadu a / alebo referenta ochrany údajov.
14. Akékoľvek doplňujúce osobné údaje mimo osobných údajov výslovne uvedené v záznamoch o spracovaní spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O. a mimo osobných údajov uvedených vo vnútorných predpisoch, ktoré sa zaevidujú do spoločnosti (úmyselne alebo náhodne), z iného zdroja, ako je poskytovateľ údajov, bude považované za incident v oblasti ochrany osobných údajov a bude upozornený referent ochrany údajov.

Osobné údaje zhromaždené spoločnosťou CARS PREŠOV S.R.O. sú presné, úplné a dôverné (presnosť a dôvernosť)

15. Všetky osobné údaje zozbierané spoločnosťou CARS PREŠOV S.R.O. vo vzťahu k akémukoľvek účelu spracovania musia byť presné. Vnútorné predpisy vyžadujú, aby personál CARS PREŠOV S.R.O. zabezpečil, že osobné údaje získané priamo od poskytovateľov údajov alebo nepriamo sú overené príslušnou dokumentáciou.
16. Integrita a dôvernosť všetkých osobných údajov zhromaždených spoločnosťou CARS PREŠOV S.R.O. vo vzťahu k akémukoľvek účelu spracovania je vždy záväzná. Vnútorné predpisy vyžadujú, aby personál CARS PREŠOV S.R.O. zabezpečil, že osobné údaje získané priamo od poskytovateľov údajov alebo nepriamo sú bezpečne uložené a prístupné iba na základe potreby.

​Spracovanie osobných údajov v rámci CARS PREŠOV S.R.O. sa vykonáva len do doby potrebnej na splnenie účelu spracovania (obmedzenie skladovania)

17. V závislosti od účelu spracovania sa osobné údaje zozbierané spoločnosťou CARS PREŠOV S.R.O. uchovávajú v tlačenej alebo elektronickej forme (alebo v oboch prípadoch):

• na čas potrebný na dosiahnutie účelu spracovania, alebo
• v rozsahu potrebnom na dosiahnutie súladu s platnou právnou podmienkou a to na čas uvedený v zákonnom ustanovení, alebo
• ako je to vhodné vzhľadom na príslušný obmedzenia.

18. Spoločnosť CARS PREŠOV S.R.O. nastavuje a implementuje obdobie uchovávania dokumentov (bez ohľadu na ich formu a názov, ktoré môžu alebo nemôžu obsahovať osobné údaje).
19. Všetci pracovníci spoločnosti musia zanalyzovať uložené osobné údaje s obdobím uchovávania osobných údajov a rozhodnúť sa, či ich budú zodpovedajúcim spôsobom zachovávať alebo mazať.

​Spracovanie osobných údajov mimo pôvodného účelu spoločnosťou CARS PREŠOV S.R.O. je zakázané (zmena účelu)

20. Vo všeobecnosti budú osobné údaje použité len na účely spracovania, na ktoré boli pôvodne zhromaždené (pôvodný účel). Osobné údaje môžu byť spracované aj na iné účely čiže odlišné od pôvodného účelu (sekundárny účel) iba vtedy, ak sú pôvodné a sekundárne účely úzko spojené.
21. Vo všeobecnosti je povolené používať osobné údaje na nasledujúce sekundárne účely:
    a) stanovenie rizikového profilu poskytovateľov údajov alebo spoločnosti, ktorú poskytovateľ údajov zastupuje,
    b) interné audity alebo vyšetrovania,
    c) riešenie sporov, súdne spory,
    d) regulačné správy.
22. Akékoľvek spracovanie osobných údajov mimo účelov spracovania, ktoré sú špecificky uvedené v záznamoch o spracovaní spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O., bude okamžite pozastavené a čo najskôr bude oboznámený referent ochrany údajov.
23. Každá zmena pôvodného účelu spracovania údajov bude starostlivo posúdená a v prípade pochybností personál spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O. upozorní referenta ochrany ochranu údajov pred vykonaním akéhokoľvek ďalšieho spracovania.

​Prenos osobných údajov

24. Pri poskytovaní služieb môže spoločnosť prenášať údaje do iných krajín alebo medzinárodných / zahraničných organizácií, len vtedy, ak je v tejto medzinárodnej / zahraničnej organizácii zabezpečená bezpečnosť údajov.
25. Pri prenose osobných údajov do štátu mimo Európskeho hospodárskeho priestoru spoločnosť poskytuje primerané záruky ochrany osobných údajov na základe zmluvy uzatvorenej s touto právnickou alebo fyzickou osobou alebo medzinárodnou organizáciou.

​Profilovanie a automatizované rozhodovanie údajov

26. Spracovanie v CARS PREŠOV S.R.O. môže zahŕňať profilovanie, automatizované rozhodovanie alebo oba v prípade:
    a) analýza účelu riadenia rizík s cieľom zabezpečiť bezpečnosť a spoľahlivosť procesu vymáhania pohľadávok alebo predchádzať a zamedziť podvodom,
    b) periodická automatická kontrola platieb poskytovateľov údajov.
27. Vo všetkých prípadoch bude spoločnosť CARS PREŠOV S.R.O. dodržiavať práva subjektov, ako sú uvedené v nasledujúcej časti.

POSKYTOVATEĽ ÚDAJOV MÁ OD SPOLOČNOSTI CARS PREŠOV S.R.O. NÁROK NA TIETO PRÁVA

Podľa zákona o ochrane osobných údajov. Subjekty majú právo na:

• právo byť informovaný,
• právo na prístup,
• právo na nápravu,
• právo na vymazanie,
• právo obmedziť spracovanie,
• právo na prenos údajov,
• právo namietať,
• práva vo vzťahu k automatizovanému rozhodovaniu a profilovaniu.

Všetci pracovníci CARS PREŠOV S.R.O. si uvedomujú a vedia, ako reagovať na akékoľvek uplatnenie práv subjektov údajov.

CARS PREŠOV S.R.O. informuje subjekty ohľadom spracovania údajov

28. Pravidlá, ktoré sa uplatňujú na poskytovateľa údajov (formuláre alebo dodatky), obsahujú spravidla všetky potrebné informácie pre spoločnosť CARS PREŠOV S.R.O., aby dodržiavali povinnosti spoločnosti riadne informovať subjekty o spracovateľskej činnosti.
29. Bez ohľadu na dokumenty a písomnosti dodané subjektom, na požiadanie pracovníci spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O. dôkladne vysvetlia, aká podnikateľská činnosť súvisí so spracovaním, aký typ osobných údajov sa od subjektu požaduje, vhodné organizačné a technické opatrenia na zabezpečenie toho, aby boli osobné údaje zachované v bezpečnej a dôvernej forme.
30. V prípade, že subjekty nie sú povinné vyplňovať samostatné formuláre a to kvôli tomu, že subjekty sú povinné predložiť určitú dokumentáciu alebo poskytnúť svoje osobné údaje ústne, zamestnanci spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O. sú povinní informovať subjekt o všetkých smerniciach spracovateľskej činnosť. Kontrolný zoznam aspektov, ktoré sú potrebné na oboznámenie poskytovateľa údajov, je nasledovný:

31. V prípade profilovania a / alebo automatizovaného rozhodovania zabezpečí CARS PREŠOV S.R.O. dodržiavanie práv subjektu údajov:
    a) povinnosť informovať – Subjekt je na začiatku spracovania údajov informovaný o profilovaní / automatizovanom rozhodovaní, rozsahu jeho osobných údajov zahrnutých do profilovania, logiku použitej metódy a možné dôsledky automatického rozhodovania o subjekte.
    Ak sa rozhodnutie môže doručiť v procese úplne ako výsledok automatizovaného čiastkového procesu, alebo aj s ľudským zásahom, subjekt údajov musí byť potom informovaný v prípadoch, v ktorých sa spoločnosť môže rozhodnúť úplne automatizovanými prostriedkami (v dôsledku toho podprocesu). Pri informovaní o logike, na ktorej je založené automatické rozhodovanie, nie je potrebné detailne zverejňovať použitý algoritmus, vzorec alebo obchodné zdôvodnenie (tieto informácie nemusia byť popísané do hĺbky, aby neohrozili obchodné tajomstvá spoločnosti). Navrhuje sa uviesť automatické rozhodovanie pomocou príkladov.
    b) revízia automatizovaných rozhodnutí: Subjekt podliehajúci automatizovanému rozhodovaniu má právo požiadať o zásah človeka zo strany spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O., aby upovedomil spoločnosť a tým podal proti tomuto rozhodnutiu námietku. Toto právo na námietku neoprávňuje subjekt, aby vynútil uzavretie zmluvy so spoločnosťou, ale môže namietať proti rozhodnutiu založenému na automatizovanom spracovaní údajov, ktoré by viedlo k zamietnutiu uzatvorenia zmluvy.
    Subjekt musí mať v každom prípade možnosť využiť jeho právo vzniesť námietku.
    c) právo podať námietku: ak je právny základ pre spracovanie a legitímny v záujme spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O., má subjekt právo na námietku. Z práva na námietku vyplýva, že spoločnosť musí preskúmať, či je táto námietka opodstatnená (t.j. či záujmy subjektu prevažujú nad záujmami spoločnosti) a rozhodnúť o námietke.

Pracovníci spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O. vedia, ako sa vysporiadať so žiadosťami z dátových subjektov

32. Zákony EÚ o ochrane osobných údajov stanovujú, že akékoľvek požiadavky ohľadom údajov sa zodpovedajú čo najskôr, najneskôr však do 30 dní od ich prijatia.
33. Pracovníci CARS PREŠOV S.R.O. sa budú s najvyššou vážnosťou zaoberať všetkými otázkami od subjektov ohľadom spracovateľskej činnosti.
34. Vo všetkých prípadoch zamestnanci spoločnosti CARS PREŠOV S.R.O. informujú subjekty, že môžu podať formálnu žiadosť a / alebo sťažnosť na určenú osobu, ktorá poskytne kontakt na ROU vymenovaného spoločnosťou.

PODPORA DODRŽIAVANIA OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV V SPOLOČNOSTI CARS PREŠOV S.R.O.

Referent pre ochranu údajov menovaný spoločnosťou CARS PREŠOV S.R.O.

35. Spoločnosť vymenuje referenta na ochranu údajov, ktorý spĺňa požadovaný profil zručností, ktorý je definovaný v právnych predpisoch EÚ o ochrane údajov:
    a) Funkcia referenta ochrany údajov je vytvorená ako priamo podriadená pozícia, ktorú priamo spravuje vedenie spoločnosti;
    b) Funkcia referenta ochrany údajov nepodlieha konfliktným záujmom;
    c) Spoločnosť CARS PREŠOV S.R.O. sa dôsledne a včas zaoberá referentom na ochranu údajov vo všetkých otázkach týkajúcich sa ochrany osobných údajov
    d) Spoločnosť musí:

• uverejniť kontaktné údaje referenta pre ochranu údajov subjektom a interne na intranete spoločnosti, interný telefónny zoznam a organizačnú tabuľku, aby sa zabezpečilo, že jeho existencia a funkcia sú v rámci organizácie známe;
• oznámiť kontaktné údaje príslušnému orgánu dohľadu;
• zabezpečiť, aby referent pre ochranu údajov bol pozvaný a aby sa pravidelne zúčastňoval na zasadnutiach manažmentu;
• vždy dávať dôraz na stanovisko referenta pre ochranu údajov. V prípade nezhody je dôležité zdokumentovať dôvody, prečo sa nerešpektuje poradenstvo od úradníka pre ochranu údajov;
• bezodkladne a bez zbytočného odkladu konzultovať s referentom pre ochranu údajov, keď nastane porušenie zákona alebo iná udalosť;
• podporovať referenta pre ochranu údajov tým, že „spoločnosť poskytne zdroje potrebné na vykonávanie jeho úloh a zabezpečí prístup k osobným údajom, spracovateľským operáciám a aby udržiaval svoje odborné znalosti“.
• poskytovať referentovi pre ochranu údajov pravidelné školenie. Pracovníkom pre ochranu údajov sa poskytne možnosť zostať aktuálny v súvislosti s vývojom v oblasti ochrany údajov. Cieľom by malo byť neustále zvyšovanie úrovne odborných znalostí referenta pre ochranu údajov, mal by dbať, aby sa zúčastňoval na školeniach o ochrane údajov a iných formách profesionálneho rozvoja, ako je účasť na fórach o ochrane súkromia, workshopoch atď.;
• zabezpečiť, aby referent pre ochranu údajov „neobdržal žiadne pokyny týkajúce sa výkonu jeho úloh“.

36. Referent pre ochranu údajov je viazaný mlčanlivosťou alebo dôvernosťou týkajúcou sa plnenia jeho úloh.

Interné funkcie určené na dodržiavanie ochrany údajov na úrovni obchodných oddelení

37. Súlad s ochranou osobných údajov je nepretržitou a samostatnou zodpovednosťou každého zamestnanca v spoločnosti a nedodržanie tejto politiky môže viesť k vyvodeniu personálnej zodpovednosti.

Vnútorné predpisy

38. Ako všeobecné nariadenie, táto politika ochrany údajov dopĺňa všetky existujúce politiky. V prípade akýchkoľvek nezrovnalostí v rámci tejto politiky ochrany údajov a právnych predpisov EÚ o ochrane údajov má rozhodujúcu právomoc.